FACA EMPRENDE

ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y LAS CUENTAS POR COBRAR

NATURALEZA DE LAS CUENTAS POR COBRAR:

Las cuentas por cobrar son los créditos que la empresa otorga a sus clientes y son denominadas también Cuentas por Cobrar Comerciales o Clientes. Par nuestro estudio Cuentas por Cobrar comprende tanto las Facturas por cobrar como las Letras o Efectos por Cobrar, representando ambos derechos de cobro, de propiedad de la empresa que se han originado por las ventas al crédito de bienes y/o servicios.

Actualmente hay un gran número de empresas que efectúan parte de sus ventas al crédito, generando su nivel de Cuentas por Cobrar. Estas cuentas por cobrar se encuentran dentro del Activo Corriente o Activo a Corto Plazo, considerándose dentro del Capital de trabajo.

Las Cuentas por Cobrar representan por un lado , un costo para la empresa por privarse de fondos y por otro lado, se consideran como una inversión inmovilizada, debido a que existe un tiempo entre la venta y el ingreso de efectivo(a medida que se cobran recuperan las cuentas por cobrar), tiempo durante el cual los recursos o fondos se hallan inmovilizados.

Debido a que las Cuentas por Cobrar representan una inversión importante, se requiere de una eficiente política de cobranzas, ya que como se examinó en la Unidad anterior , esto tendría grandes beneficios en el “Ciclo de Caja”.

Es la gestión que realiza la empresa con los cobros que debe realizar a sus clientes y deudores.

POLITICAS DE CREDITOS:

La política de créditos de una empresa es la que determina si procede o no la concesión de un crédito, así como el monto de éste. Esta política depende de un conjunto de factores controlables o variables de política de crédito, las cuales son: las normas de crédito, el análisis de costos, los beneficios del crédito y las utilidades y costos marginales en políticas de crédito alternativas. A continuación se examinan las variables mencionadas:

Normas de Control:

Si la política de una empresa es realizar sus ventas solo al contado, no tendría costos de cobranza, ni ningún riesgo de incobrabilidad. Por otro lado, si una empresa le da crédito sólo a sus clientes mas fuertes, nunca tendrá pérdidas por Cuentas de Cobranza Dudosa, o incobrables, pero probablemente, perderá ventas y con ello, dejará de generar utilidades :por eso debe establecerse ciertas normas, que le permitan tener un nivel óptimo de crédito.
Las Normas de Crédito son el máximo Riesgo que se debe aceptar, por conceder las cuentas por Cobrar o conceder el crédito al cliente. Las principales.

1.-Incumplimiento:

Es la probabilidad, que el cliente trate de cumplir con sus obligaciones o deudas; las cuales constituyen promesas de pago. Este es un factor moral, y el hecho que el deudor haga un esfuerzo para cancelar sus deudas y no trate de excusarse en algo, constituye para los ejecutivos de crédito, el factor mas importante en una evaluación del riesgo de un crédito.

2.-Capacidad de Pago:

Consiste en un juicio subjetivo en torno a las posibilidades del cliente de cancelar su deuda; juicio que se encuentra relacionado con la historia del cliente, con la observación física de la planta, del almacén, de su gestión comercial y, principalmente, con la situación de liquidez, la que se determina revisando el volumen de su Activo Corriente, es decir el Efectivo, los Valores Negociables, las cuentas por Cobrara y los Inventarios, ya que a ellos recurrirá el cliente para pagar sus obligaciones.

3.-Capital:

Es medido a través de la situación financiera general de la empresa(cliente), la que se encuentra reflejada en los Estados Financieros, a los cuales se les aplica las Razones o ratios Financieros, incidiéndose especialmente, en la cuentas del Patrimonio Neto(Capital Social, Participación Patrimonial de los trabajadores, Reserva Legal, Reserva de Libre disposición, Utilidades retenidas, et5c.) y en Valor del Activo Total.

4.- Colateral

Se refiere esta norma a la garantía colateral, la cual está representada por los Activos, que el Cliente puede ofrecer como una garantía del crédito recibido.

5.-Condiciones:

Al juzgar los antecedentes de pago del cliente, se debe juzgar las condiciones económicas generales que predominan en el periodo investigado, así como el efecto que tuvieron y que tendrán nuevas o futuras condiciones económicas sobre la capacidad del cliente, de poder cumplir con pagar sus deudas.

ANALISIS DE LOS COSTOS Y BENEFICIOS DEL CREDITO:

Habiendo determinado el Gerente Financiero, que el objetivo de la política de Crédito es promover las ventas e incrementar las utilidades, deberá analizar a continuación cuáles son aquellos costos marginales, increméntales o adicionales del crédito, así como los beneficios. Los Costos principales del crédito son los de cobranza, financiamiento, demora en los pagos y de incobrables o Cuentas de Cobranza Dudosa. Examinemos cada uno de ellos.

1.-Costos de Cobranza:

Cuando una empresa, como se señaló anteriormente, vende sus productos al contado, no incurre en costos de cobranza, mas, si adopta la política de otorgar créditos a sus clientes en espera de incrementar las ventas y las utilidades incurrirá necesariamente en costos de cobranza, esta situación obliga a acondicionar un Departamento de Crédito, con su ejecutivo al frente, ayudantes, etc. Conseguir fuentes de información en torno a los clientes que le ayuden a tomar decisiones, gastar en mantener una oficina, uso d e un computador, etc. En el caso de una empresa que siempre ha otorgado créditos, éste costo se encuentra dentro del costo variable por unidad, ya que un incremento en ventas aumenta las cuentas por cobrar y con ello, los costos de cobranzas, considerándose entonces los costos de cobranza como un costo semivariable o semifijo. La parte fija de este costo semifijo Es constante, cualquiera sea el numero de días en que la cuenta permanece sin cobrar, ya que se efectuarán sólo una vez, el primer día.

2.-El Costo de Financiamiento:

Los costos de Financiamiento denominados también Costos de Capital, se dan cuando una empresa toma la decisión de otorgar créditos, debiendo, por lo tanto, financiar dichas inversión puesto que la empresa tiene que pagar al personal que produce, a los proveedores de insumos, al personal que administra la empresa así como al personal que vende los productos, hasta que el cliente cancele su deuda.
El Administrador Financiero deberá pues obtener recursos externos e internos, los cuales tienen muchas veces un costo elevado, pero así cumplirá con cancelar sus deudas, mientras espera el pago de clientes.
Los costos de financiamiento aumentan, mientras permanezca las cuentas más tiempo sin cobrara, ya que la empresa debe pagar intereses por cada día transcurrido.

3.-Costo de demora en los pagos

Cuando el cliente se demora en pagar, la empresa incurre en costos por dicha demora, toda vez que, deberá pagar el costo de las comunicaciones recordándole que cancele su deuda, el de las demandas por vía legal, llamadas telefónicas etc. La demora en el pago inmoviliza recursos, que se podrán haber invertido en otras alternativas de mayor rentabilidad, lo que genera un costo de oportunidad por el periodo transcurrido desde la fecha del vencimiento de la deuda hasta su recuperación, lapso en que los recursos se encuentran inmovilizados.

4.-Costos de Cuentas de Cobranza Dudosa.

Este costo, conocido también como costo de Incobrables se da cuando el cliente definitivamente no paga su deuda. En este caso, la empresa, además de los costos anteriormente mencionados, pierde el costos de costo de los artículos vendidos y no pagados. Debiendo a demás cancelar contablemente la venta efectuada. El gráfico adjunto., muestra los costos del crédito, en los cuales no incurrirá , la empresa si vendiera solo al contado.

Los beneficios de una política de Créditos consisten en un incrementen en las ventas y en las utilidades.



Riesgo de Cobranza Dudosa o Incobrables:

Las cuentas de Cobranza dudosa, denominados también las deudas, Quebrantos, Cuentas dudosas, Cuentas Malas o Incobrables, normalmente se generan dentro de las empresas, por incumplimiento de los clientes en el pago. Cuando se hace una venta al crédito, el importe de la venta se convierte en una cuenta denominados Cuentas por Cobrara(o Clientes). A medida que se recuperan las cuentas por cobrar, se anota en las cuentas correspondientes y el saldo de las Cuentas por Cobrar disminuye y aumenta el efectivo de la empresa. Como algunas ventas al crédito convertidas en Cuentas por cobrara) no serán pagadas por los clientes, las empresas deben abrir en sus libros de contabilidad una cuenta denominadas Provisión para Cuentas de Cobranza dudosa. Periódicamente se cargará a una cuenta nominal, o de perdidas denominadas ”Cuentas de Cobranza dudosa”, por aquellas ventas que se consideren de dudoso cobro o incobrables, y se hace un abono por el mismo importe a una cuenta real de pasivo denominada Provisión para cuentas de Cobranza Dudosa. Cuando se llega a la conclusión de no poder cobrara una cuenta determinada, está se elimina de los libros, reduciendo el estado de Cuentas por Cobrar y de la Provisión por Cuentas de Cobrar, en el mismo importe.
Al presentar las Cuentas por Cobrar en el Balance General, las empresas, especifican las Cuentas por Cobrar Netas, o sea el resultado de restar al saldo de las Cuentas por Cobrar, el saldo de la cuenta Provisión para Cuentas de Cobranza Dudosa.

Las Empresas efectúan las provisiones y castigo ciñéndose tributaria mente a dispositivos sobre el particular, como ser:

1.-Demostar la existencia de dificultades financieras que hagan previsible el riesgo de incobrabilidad, mediante análisis periódicos de los créditos concedidos o por otros medios; o se demuestre morosidad del deudor, mediante la documentación que evidencie las gestiones de cobro luego del vencimiento de la deuda o el protesto de documentos, o el inicio de procedimientos judiciales de cobranza, o que haya transcurrido mas de doce meses desde la fecha de vencimiento de la obligación, sin que ésta haya sido satisfecha.

2.-Que la provisión de cierre de cada ejercicio figure en el libro de Inventarios y Balances en forma discriminada.

3.-El Monto de la provisión se considera equitativa, si guarda relación con la parte o el total si fuera el caso, que con arreglo al rubro 1 se estime de cobranza dudosa.

4.-No se aceptará la formación de una Provisión para cuentas de Cobranza Dudosa a base de un porcentaje sobre el monto de la deuda

5.-La Provisión para Cuentas de Cobranza Dudosa se debe constituir por el monto de los documentos de cobro dudoso, sin tener en cuenta el porcentaje que pueda representar respecto del monto total de los documentos a cobrar.

Por otro lado, para efectuar el Castigo Directo de las Cuentas de Cobranza Dudosa se requiere a las empresas que:

1. Hayan efectuado la debida Provisión para Cuentas de Cobranza Dudosa.


2. Hayan ejercitado las acciones judiciales pertinentes hasta establecer la imposibilidad de la cobranza, salvo cuando se demuestre que es inútil ejercitarlas o que el monto exigible a cada deudor no exceda de una unidad impositiva tributaria.


3. Además, no se acepta, tributariamente, el castigo por concepto de incobrables, a base de un porcentaje, ya sea sobre el monto total de las cobranzas o sobre el monto de las Cuentas de Cobranza Dudosa


Información y Análisis de Créditos:

La empresa, luego de definir sus normas de crédito, debe obtener información de los solicitantes del crédito, para proceder luego analizarla, evaluando de tal manera el riesgo que ofrecen dichos solicitantes.
Examinaremos brevemente en primer termino, la información, para luego desarrollar el análisis del crédito.

1.-La Información:
Cuando un nuevo cliente desea obtener crédito, el Departamento de Créditos hace que le solicitante llene algunos formularios, donde se solicita información financiera y crediticia, además de su referencia de créditos anteriores. Generalmente el Departamento de Créditos obtiene información adicional del cliente(suponiendo que es otra empresa), de sus estados financieros, referencias bancarias e información de otras entidades.
Si se trata de clientes antiguos, al empresa puede ayudarse con el computador, el cual mantiene, en su banco de datos, información acerca del cumplimiento del cliente, del estado de sus cuentas pendientes, etc.

Examinaremos algunos aspectos de la información adicional:

a)Estados Financieros:

Los Estados Financieros que las empresas hacen públicos, son fuente de información, que el Gerente Financiero puede utilizar en la evaluación del Riesgo que ofrece un futuro cliente.
En otras oportunidades se le puede solicitar al cliente potencial que presente sus Estados Financieros .Generalmente los Estados Financieros Auditados son de mayor importancia que no Auditados.

b)Referencia Bancaria: El Gerente Financiero debe ponerse en contacto con el o los bancos del solicitante, como parte del proceso de recolección de información bastante actualizada en torno a la situación futuro cliente, pudiendo el banco entregar, con su autorización, datos respecto a su saldo promedio de cuenta corriente su historia financiera, solvencia, líneas de crédito, etc.

c.-Información de otras entidades: Además de los Estados Financieros y las referencias bancarias, puede obtenerse información de entidades como la Federación Nacional de Comerciantes(CONACO), de la Cámara de Comercio de Lima, así como de otras empresas privadas dedicadas a proporcionar información crediticia.


2.-Analisis del Crédito:

Luego de haber obtenido la información, la empresa procede a analizar los Estados Financieros del solicitante mediante la aplicación de Razones Financieras, comparativas.
Luego se examina las referencias Bancarias, estableciendo la solvencia del solicitante, así como su endeudamiento bancario actual.
El Departamento de Créditos, luego de analizar esta información y la proporcionada por otras entidades, puede tomar la decisión de aceptar o rechazar el crédito, o solicitar mayor información.

Condiciones de Crédito

Las condiciones de crédito especificas, las características del pago o cancelación de la deuda, estas características son : descuentos por pronto pago, plazo del descuento y plazo de crédito; las cuales se examinan a continuación.

1.-Descuento por pronto pago:

El cliente puede o no aprovechar el descuento por pronto pago. La empresa puede adoptar , por ejemplo: el descuento 2/10,neto a 30, el que significa que

La política de créditos determina si procede o no la concesión de un crédito, así como el monto de este. Esta política depende de una serie de herramientas:

• Normas de crédito (define el máximo riesgo aceptable para conceder un crédito a un cliente, considerando cumplimiento, capacidad de pago, capital, garantías).
• Análisis de costos y beneficios del crédito ( se evalúa el costo de cobranzas, el costo de financiamiento, el costo administrativo de demoras en los pagos, el costo de oportunidad por los atrasos, el costo de provisiones por cobranza dudosa).
• Utilidades marginales y costos marginales en políticas de crédito alternativas (analizar las utilidades marginales de las ventas versus los costos marginales del crédito).
• Riesgo de cuentas de cobranzas dudosa o incobrables (pérdida)
• Información y análisis de créditos (EE.FF., referencias bancarias y de otras entidades; a todo ello se aplican ratios financieros y se comparan).
• Condiciones del crédito (descuento por pronto pago, plazo del descuento por pronto pago, plazo del crédito).

La política de cobranzas comprende los distintos procedimientos que sigue la empresa para recuperar las cuentas por cobrar a su vencimiento, así como un seguimiento de las mismas. Las herramientas más usadas son:

• Análisis de ratios financieros (rotación cuentas por cobrar, periodo promedio de cobro)
• Técnicas de cobranza (cartas, llamadas telefónicas, visitas personales, contacto a través de empresas de cobranza, procedimiento legal).
• Es importante observar que el valor de las cuentas va cambiando de acuerdo a la gestión realizada, afectando al Balance General que representa un panorama de la empresa.

Una medida muy utilizada es el período de cobranza de Cuentas por Cobrar (PCCC):

PCCC = Ctas. x cobrar promedio / Ventas diarias

Una forma más simple y comercial de calcularlo es obteniendo el promedio ponderado de los días de pago de la venta (considerando pago al contado = 0 días, y pago al crédito = n días, ponderado según el monto de cada uno de ellos).

2.- Plazo del Descuento por el pronto pago

Cuando una empresa prolonga o amplia el plazo de descuento, se pueden dar dos situaciones que tienen gran incidencia en el Periodo Promedio de cobro.
a.-Algunos clientes se verán inducidos a aceptar los descuentos cuando anteriormente no lo hacían, reduciéndose el periodo de Cobro.
b.-Aquellos clientes que hacían uso de descuentos, pospondrán sus pagos hasta el final del nuevo plazo de descuento.
Respecto a cual de las dos situaciones será mayor que la otra está en función de los hábitos de pago de los clientes y deberán analizar en cada caso.

3.-Plazo de Crédito

El alargamiento del plazo de crédito incentiva las ventas a la vez, puede incrementar el Periodo Promedio así como las Cuentas de Cobranza Dudosa, por lo que debe medirse el efecto neto en las utilidades, ya que pued4en aumentarse o disminuirse.

POLITICA DE COBRANZAS

La política de cobranzas de una empresa está dada por los distintos procedimiento que ésta sigue para recuperar las cuentas por cobrar a su vencimiento, así como la vigilancia de las Cuentas por Cobrar.

Procedimiento de cobro:

Los principales procedimientos de cobro que emplean las empresas son:
1.-Cartas:
2.-Llamadas Telefónicas
3.-Uso de Empresas de Cobranzas.
4.-Procedimiento Legal

Vigilancia de las Cuentas por Cobrar;

El hecho de que una empresa acepte otorgar crédito, no significa que el Gerente Financiero se olvide de la Administración de las Cuentas por Cobrar, ya que es muy importante vigilar los créditos constantemente, tanto a nivel de crédito individual como de crédito total.
La vigilancia de las Cuentas por cobrara permite detectar un posible deterioro en la capacidad de pago del cliente o si se está concediendo un crédito total excesivo.
Examinar continuamente la Rotación de las cuentas por cobrar y el periodo promedio de cobro, para comprobar si se desenvuelven, tales razones dentro de los niveles establecidos por la Empresa. De igual forma el Nivel de Cuentas de Cobranza dudosa, la antigüedad de las cobranzas.